DX

「RPAの属人化」を避けるための、導入時に知っておきたいポイントと事例解説

DX

RPAの概要と導入効果

RPA概要
正式名称は「Robotic Process Automation(RPA)」と言い、主に特定の画面操作を自動化することを可能にする生産性ツールです。

ボット機能を利用して業務プロセス・ITプロセス全体で特定の操作を繰り返し実行することで、データの操作・様々なアプリケーション間でのデータの受け渡しを行うことができます。

具体的には「定型的な業務」「データ作成・収集・分析業務」「大量データ入力・受け渡し」「複数アプリケーション間のデータ受け渡し」といった業務領域が、RPAが得意とする業務領域となります。

RPAの導入効果
RPAを導入することにより業界・業種を問わず「業務量の削減」「業務効率の向上」「作業品質の向上」という効果が期待されます。この効果が得られることにより、総合的な業務効率化やRPA導入により削減できた業務を担当していた社員をより付加価値の高い業務へシフトさせることが可能となります。

RPA導入のメリットとデメリット

RPAツールを利用することにより様々なメリットを得ることができる一方、利用するうえでのデメリットも存在するため、導入時によく考慮する必要があります。

RPA導入のメリット
先に述べた「業務量の削減」「業務効率の向上」「作業品質の向上」という3点が大きなRPA導入のメリットとなります。

RPAを導入することにより、これまで人間が担当していた作業をRPAが担当することになり、その分人間が担当していた分の工数を他の作業に当てることができます。一度RPAを設定してしまえばヒューマンエラー防止にも繋がり、結果として業務効率および作業品質を向上させることになります。これは特に単純作業系であればその傾向は顕著となります。

また、導入に際してもライセンス形態を選ぶことによってスモールスタートが可能であるという点もメリットの1つです。

全社的に導入して全ての定型業務をRPA化するというやり方だけでなく、特定部門の特定業務にのみ適用させることができるため、まずは実証実験のような位置づけで導入し、十分に効果測定をした後で他部門に展開していくという手法を取ることができます。

RPA導入のデメリット
ここまでメリットについて触れてきましたが、もちろんデメリットも存在します。

大きなデメリットとして「RPA適用業務のブラックボックス化」「定期的なメンテナンスが必要」という2点が挙げられます。

まず「RPA適用業務のブラックボックス化」についてですが、RPA導入前は人間が担当していた業務であるため、業務についての有識者がいるという状況がRPA導入後には一変します。

定まったアウトプットがRPAから自動的に出力されることになり、人間が業務に携わらなくなるため、業務そのものに対する知見を深める機会がほぼゼロになります。RPA導入直後や、導入前に該当業務に携わっていた社員がいる場合は、他の社員に向けて知見のレクチャーや引継ぎが可能ですが、該当業務に携わっていた社員が退職するなどして、該当業務の知見がある社員が社内からいなくなってしまうことが起こる可能性があります。

RPAが何をやっているか分からず、出力されるアウトプットが正しいかも分からなくなる、という可能性があることが、RPAを導入する上での最大のデメリットと言えます。

上記のデメリットを回避するためには社員間での知見共有が必要不可欠です。

また、RPAは既存の社内システムとも密接な関連があるため、例えば社内システムのUIや内部処理に変更が生じた場合、RPAのシナリオ側にも設定変更が必要となります。

一度RPAを導入・設定してしまえば恒久的に対応が不要になるわけではないため、RPAに関連するシステムに変更・更新が発生した場合には必ずRPA側への対応有無について確認することが重要です。

RPA導入時に知っておくべきポイント

ここではRPA導入時に知っておくべきポイントについて説明していきます。

アプリ開発可否
一般的なRPAツールは開発機能・実行機能・管理機能の3機能で構成されており、先に述べたようなスモールスタートから始まり必要となった機能を後に追加するような導入手段を取る場合は、開発機能の特性にも注意が必要です。

具体的には、RPAで作成するシナリオについて「プログラミングによるシナリオ作成が可能かどうか」で見極める形となります。

シナリオ作成に当たり、RPA製品の作成機能を用いて画面上の操作対象オブジェクトと操作内容(キーボードやマウス操作、など)をもとに条件分岐や繰り返し処理判断を組み合わせることが一般的ですが、これらの操作はRPAツールが提供しているUI上で行うこととなります。

プログラミングを行うことなくUI操作だけでシナリオ作成できる点はメリットですが、プログラミングによるシナリオ作成の場合にははより細かいシナリオ作成が可能となるというメリットもあるため、導入するRPA製品がどのようなシナリオ作成が可能かを押さえた上で導入可否判断を行うことが重要です。

ユーザーが簡単設定できるかどうか
RPA導入作業については、RPAベンダーのサポートを受けることは当然できるものの、原則的にユーザーが行うこととなります。

先に述べたようなRPAの実行シナリオの作成しやすさはもちろんのこと、そもそもの導入しやすさ(どのように既存の社内サーバ群に適用させるかなど)についても考慮が必要です。

多くのRPAベンダーはトレーニング用の資料や動画教材、研修システムだけでなくRPA製品自体の評価版ライセンスなども提供しています。机上のメリット・デメリットだけで導入判断するのではなく、評価版ライセンスを用いて実機確認を行い、教材をもとに社内人材で十分活用可能かどうかを判断するというアクションが必要となります。

費用対効果
RPAを導入する場合は費用対効果を精緻にすることが非常に重要です。既存のIT投資、例えば大規模なシステム投資を行うことで十分な費用対効果が得られる業務領域、もしくは抜本的な業務プロセス・ワークフロー変革により費用対効果が得られる場合には、RPA導入の前にまずはそちらを実施することを視野に入れると良いでしょう。

「大規模なシステム投資を行っても費用対効果が少ない領域」「社員が個別で対応している部署・部門の固有業務」についてはRPA化する余地のある領域であると言え、具体的なRPA対象業務・ポイントを深掘りする必要があると言えます。

効果を深堀りする際には、具体的に「A業務をRPAツールを用いて自動化できたため、既存社員の工数を〇〇時間削減可能」「導入コストが△△円のため、月当たり□□円のコスト削減効果が得られる」といった点まで試算する必要があります。

リスクの有無
先に述べたメリット・デメリットとは別に、RPA導入におけるリスク有無についても導入前に確認が必要です。具体的にはセキュリティ観点でのリスクが挙げられます。

RPAにてシナリオ作成する際には画面入力情報を登録する機会が多く、その際にシステムやアプリケーションのID・パスワードを埋め込むことがあります。シナリオ実効性を上げることを目的とした場合に、本来ロボットに与えてはならない権限を付与したうえでシナリオ実行することにより、セキュリティ観点上で想定していない操作が行われてしまうことがあります。

RPA導入のリスクに対しては「RPAガバナンス体制の確立」「RPA操作・シナリオに関するドキュメントの整備」を行うなどして、RPAの処理内容をドキュメントで確認できる体制・処理内容を監視する体制を整備してリスクを低減する活動が必要となります。

導入手順・事例

ここではRPAの具体的な導入手順および代表的な導入事例について説明していきます。

Step1:費用対効果の検討
まずは効果の観点で具体的な数字を算出することが必要です。具体的には、人間が担当する業務量削減の観点で、既存社員の工数を何時間程度削減することができるかどうかの試算を行うことになります。

また単純な業務量削減の観点だけでなく、削減された工数を他の業務に当てることにより一部業務の外注化が不要となる、なども考慮に入れる必要があります。

Step2:RPA導入業務の決定
RPA導入に適した業務範囲を見極める(定型化した業務が多いかどうか)とともに、現在の業務プロセスを抜本的に変えたとしてもRPA導入に適しているかを判断することがまず必要です。

その他にも、まず特定業務にのみ適用した後に適用範囲を拡大させることに向いているかどうかを判断材料の1つにすることが重要です。

Step3:導入するRPA製品の決定
いきなり正式版ライセンスを導入するのではなく、評価版ライセンスを用いて実機確認を行うことがポイントです。

この際も導入候補製品は複数選択肢を用意し、それぞれの製品で実機確認を行うことで、業務適合度を比較・検討することができます。その結果、コストや業務適合度などの複数条件を踏まえたうえで比較優位な製品を決定する、というステップを踏むことが重要です。

導入事例
2021年時点でグローバル市場でのシェアがNo1である製品がUiPathになります。UiPathの導入事例としてオーケー株式会社の例があります。

オーケー株式会社はDX推進の一環として既存の実店舗に加えてネットスーパーを開設することで、リアル店舗と同様に顧客志向を徹底した結果顧客の多様なデバイス環境におけるUX(顧客体験)の向上が課題となりました。

その中でネットスーパーの機能性が複雑化することに伴いテスト工数が肥大化するという問題に直面します。

その問題に際し、UiPath Test Suiteを導入することによりテストの自動化に取り組んだことにより、「複数デバイス環境における、要件通りのアプリUXと機能性の担保」「網羅的かつ自動的なテスト実行によるテスト生産性の向上」「テストプロセス自動化によるアジャイル開発の推進」という効果を得ています。
(参考|UiPath導入事例)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

今回の記事ではRPA導入のメリット、デメリットについて解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。

※案件単価は150~400万円、大手取引数100社超。
フリーコンサル案件をお探しの方はご相談下さい。

    新規会員登録(無料)

タイトルとURLをコピーしました