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【社内インフラの整備】会社運営を円滑に進めるための整備フローと注意すべき3つのポイントを解説

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社内インフラとは?

社内インフラとは、会社を運営するために必要な基盤のことです。例えば、電気や水道、ガス、電話、ネットワーク、ITシステムなどさまざまなものがあります。その中でも特に「ITに関係した基盤」のことを社内インフラと言う場合が多いようです。ITに関係した基盤とは、例えば、ネットワーク、パソコン、スマートフォン、サーバー、ITシステムなどを指します。

昨今の会社運営においては、これらのIT基盤は欠かせないものとなっており、業務を効率的に進めていくためには、社内インフラを整備していくことが重要と言えます。

社内インフラの整備の流れ

社内インフラを整備するためには、計画を立ててしっかりと設計していく必要があります。なぜなら、ITシステムを導入した場合、設計を怠ると情報の漏洩、データの改ざんなどのリスクが高まるためです。

ここでは、社内インフラ整備の流れを紹介します。

計画

計画フェーズでは、社内インフラ整備として、どのようなことを実施していくのかを検討します。経営層や社内の各部署へのヒアリングも有効な手段です。社内インフラ整備としての要件がまとまったら、実際にどういった機器を導入し、どのようなシステムを構築していくのかなどを具体的に洗い出していきます。

全体の概要が見えてきたら、どういったスケジュールで整備を行い、運用していくかを計画します。

設計

設計フェーズでは、計画フェーズで洗い出した必要な機器やシステムに関して、どのような技術や方法でシステムを構築していくのかを検討します。このとき、業務の効率化だけでなく、セキュリティに関しても万全の体制となるように設計する必要があります。

検討した内容は設計書にまとめます。

運用

設計内容に基づき、システムが構築された後は運用フェーズとなります。運用フェーズでは、構築したシステムに問題がないかどうかを定期的に監視する必要があります。問題が大きくなってからでは対処が困難になる可能性があるためです。

運用時に問題が発覚した場合、すぐに対応できるような体制を構築しておくことも必要です。

社内からのフィードバックの管理

社内インフラ整備として構築したシステムを運用した後、各部署からのフィードバックを管理することが大切となります。構築したシステムが有効活用されているのか、どれくらいの効果が出たのか、改善点があるのかなどの情報を蓄積し、必要であれば構築したシステムに反映していきます。

社内インフラを行う上で注意すべきポイント

社内インフラ整備を行う際には「安全性」「快適性」「耐障害性」を重視する必要があります。どれか1つでもおろそかにしてしまうと、使えないシステムとなってしまいます。

安全性

安全性とは、システムが脅威にさらされることなく安全に運用可能な状態を言います。ITシステムを導入した場合、外部ネットワークと繋がる場合がほとんどです。外部ネットワークに繋がると便利になる反面、常に脅威から身を守る必要が出てきます。

安全性を確保するためには、外部ネットワークからシステムを守るセキュリティ対策が重要になってきます。

セキュリティ対策

社内情報の漏洩やウイルス感染、不正アクセスなど、さまざまな脅威が考えられます。これらの脅威からシステムを守るために、例えばセキュリティシステムの導入など、適切なセキュリティ対策を実施する必要があります。

また、セキュリティ対策はシステム側だけの対策だけでは不十分で、実際にシステムを利用するメンバーにも対策が必要です。社内でSNSにアクセスしたり、USBなどの記憶媒体にデータをコピーして持ち出したりすると、社外への機密情報流出やデータ紛失に繋がる危険性があります。社内のネットワーク利用に関する規程を作成したり、社内教育などで社員のセキュリティに関する意識を高めておく必要があります。

会社で扱っているデータは社内の情報や顧客情報などがあり、機密性の高いものです。社外に流出してしまったり、紛失してしまった場合は、会社の信用問題に関わってきます。セキュリティ対策は会社の信用に繋がってくる重要な要素のため、社内インフラ整備を行う場合は必ず実施しておくべき内容と言えます。

快適性

快適性とは、業務が適切なスピードでこなせる状態を言います。「無駄に手順が多い」、「待ち時間が長い」などがないように、業務効率を向上させるシステムにする必要があります。

快適性のあるシステムとは、使い勝手の良い、ストレスを感じさせない作りになっており、業務の生産性に直結する要素になってきます。快適性があれば業務効率の向上にも繋がります。快適性を実現するためには、使用するハードウエアを高能力なものに交換したり、ネットワーク負荷を無くす環境を構築したり、今まで手間のかかっていた業務を簡素化、効率化できるツールを用いたり、さまざまな方法があります。以降に快適性を実現するための方法を紹介します。

PC、サーバーの高速化

PCやサーバーの処理能力を高速化できれば、業務効率が向上します。WordやExcelなど複数のアプリケーションを立ち上げても動作が遅くならないようなハードウエアを使用すれば、それだけで作業時間が短くなります。

また、インターネットなどのネットワークを使ったデータの受け渡しや情報収集などの業務が多い場合、Webサーバーの能力が貧弱であれば作業効率が低下してしまいます。サーバーの高速化も業務効率を向上させる上では重要なポイントとなります。

ネットワークの簡略化

社内のネットワークが複雑になっている場合、シンプルな形に構築し直した方が良いでしょう。ネットワークが複雑になっていると、管理も複雑になり、障害が発生した際は障害個所の特定に時間がかかってしまう可能性もあります。

使用していないネットワークがある場合は排除し、シンプルな形にしておくことが大切です。

ツールの導入

業務を効率化する上ではツールの導入も有効です。例えば「Microsoft Teams」や「Skype for Business」などのコミュニケーションツールを利用した場合、社内だけでなく出張先のメンバーや在宅ワーク中のメンバーともコミュニケーションを取ることが可能となります。

遠隔地にいるメンバーとも会議を開催することができるため、会議のために移動するといったことが無くなり、時間を有効活用することが可能です。

耐障害性

耐障害性とは、システムが故障や停止しても予備系統に切り替えるなどで対応し、稼働を続行できる状態を言います。

ネットワーク障害やシステム障害などが発生し、データ損失やシステム停止した場合、会社にとっては大きな打撃となります。これらを未然に防ぐことができれば良いのですが、大規模災害時などは防ぎようがありません。そのため、障害が起きた場合でも問題なく稼働できる仕組み、最低限は稼働できる仕組みを構築しておくことが大切です。

ネットワークの冗長化

ネットワークの冗長化とは、ネットワーク機器や回線を2系統設けておき、一方が故障しても、もう一方が稼働してシステムとして停止させない仕組みを構築することです。万が一の場合に備えておくシステム構成となります。

特にサーバーやネットワーク機器など、アクセスが集中しやすい機器に関しては突発的な負荷に備えて、予備設備を準備しておき2系統で運用しておくことで耐障害性の対策となります。アクセスが集中するという事は、その機器が重要な役割を担っており、停止するようなことがあれば業務が継続できない可能性もあるため、冗長化は事業継続という面でも重要な位置づけになります。

クラウド環境の活用

クラウド環境にサーバーを構築していたり、アプリケーションやデータを保管したりする場合、自社が災害に遭遇したとしても、違う場所にクラウド環境が存在しているため、システム停止やデータ損失のリスクが低減されます。クラウド環境は耐障害性としては有効な方法と言えるでしょう。

このように、近年ではいざという場合に備えて、システムの稼働継続やデータの確保が行える環境を構築しておくことは、企業活動を行う上で重要な要素となっています。障害や災害発生時、いかにサービスを停止させないか、停止させた場合でもいかに停止時間を短くするか、データ損失なく再稼働できるかなど、社内インフラ整備を行う上で考慮しておく必要があると言えます。

社内インフラの整備を成功に導く方法

ここでは社内インフラの整備を成功させるために実施しておくべき施策を紹介します。

社内に担当者を置く

社内インフラを整備する際、社内にITチームやIT担当者を設置して行うのが成功に繋がりやすいです。ITシステムを構築して運用していく場合、ITに関する情報や技術動向を常にチェックしていくことになるので、ITの専門知識や技術的な知識が必要となります。

ITシステムの構築を社外のベンダーなどに委託する場合でも、社内にITの担当者を設置して進めていく方法が良いでしょう。

幅広くインフラ構築をする

社内インフラを整備する際、利用範囲を拡大できるようなシステムの構築をするようにしましょう。例えば、営業担当者が出先で顧客との商談時にデータを閲覧したり、在宅ワークの社員が社内データを閲覧、編集したりすることができれば、利便性や効率性などの向上が期待できます。

また、社員の急な事情により出社できない場合や、通勤時間が長い社員に対しても、在宅で仕事ができるようになれば、社員にとって柔軟な働き方が選択できるようになるというメリットも出てきます。

セキュリティ対策を充実させる

利便性の範囲を拡大すると、セキュリティ対策も同じ範囲をカバーする必要があります。外部から社内システムにアクセスできるようにした場合は、許可されたメンバーだけが社内システムにアクセスすることができ、それ以外の第3者はアクセスできない仕組みを構築する必要があります。第3者がアクセスできてしまうと、情報の改ざんや情報の漏洩に繋がる恐れがあるためです。

また、利用する社員に対しても、公共の場で社内にアクセスしないなどのルールを徹底させる必要があります。社内システムの利用規程などを作成し、社員に教育するのが良いでしょう。

まとめ

今回の記事では、社内インフラの整備について解説しました。コンサルティング案件などを探している方、事例を知りたい方は、ぜひfoRProまでご相談ください。

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