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【RPAシナリオの作り方】「現場担当者を巻き込む重要性」や具体的な導入方法を解説

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RPAシナリオとは設計書・仕様書のこと

RPAシナリオとは、RPAの設計書・仕様書のことです。RPAシナリオと呼ばれると、作成するのが大変なイメージがありますが、具体例を見ると難易度は高くないことがわかります。

例えば、Excelで請求書のデータを入力し、そのデータをプリントアウトするRPAを考えます。その場合、以下のようなシナリオが想定されます。

・Excelに請求書のデータを入力する
・ファイル名をつけてフォルダに保存する
・プリントアウトする

このように、個別の動作を一つずつ書いていけばシナリオは完成します。シナリオには2つの種類がありますので、それぞれの種類についてご説明します。

簡易型
プログラミングの知識も不要で簡単に作れるのが、簡易型のRPAシナリオです。簡易型のシナリオは上述のように、それぞれのタスク単位で作成するだけで済みます。いつもの作業を言語化し、RPAのロボットが作業する単位で区切ります。

開発型
開発型のシナリオ設計をする場合、プログラミングの知識が不可欠です。開発型のシナリオでも、デフォルトの動作をそのまま利用する部分についてはシナリオ作成は簡単です。APIを利用して実際にプログラミングをしつつ、シナリオ作成をしていきます。

RPAシナリオを作成する際には、目的設定が重要です。目的を決めることで、どのようなRPAシナリオを作るべきなのかはっきりするためです。

RPAシナリオ設計・導入の流れ

RPAシナリオ設計はRPA導入の効果を左右する重要なプロセスです。具体的なRPAのシナリオ設計手法を解説します。

現在の業務フローを書き出す
RPA設計の最初のステップは、現在の業務フローを書き出すことです。現場の業務担当者と二人三脚で業務フローを詳細に書き出します。現行の業務フローを書き出すことで、そもそもRPAを導入する前の段階で無駄な業務を発見することができるかもしれません。

現場の担当者が無意識レベルで行なっている業務についても書き漏らさないことが重要なポイントです。それぞれの担当者が固有で担当しているような業務についても必ず聞き出しておきます。

あるべき業務フローを考える
現行の業務フローを書き出した後で、理想的な業務フローを検討します。現行の業務フロー図から、業務フローの無駄を見つけることが重要です。

また、現行の業務フローのことは考えずに、そもそもあるべき理想の業務フローも考えます。現在のものとは異なる業務フローの方が、全体として効率が上がることもあり得るでしょう。そして、あるべき業務フローと現在の業務フローのギャップを洗い出します。

自動化すべき部分とそうでない部分を分ける
現行の業務フローとあるべき業務フローのギャップがわかったところで、次にRPAで自動化すべき部分とそうでない部分を区別します。

その切り分けができたら次は、RPAで自動化する部分とそうでない部分を踏まえた、全体の業務フロー図を作成します。全体の業務フローを確認し、当初定めた目的をRPAを導入することで達成できることを確認します。

RPAシナリオを作成する
RPAで自動化する部分と、人の手で業務を行う部分の切り分けができたら、RPAシナリオを作成します。実際に手を動かして一つひとつの動作を確認することが、RPAシナリオを作成する際のポイントです。

例えば請求書をExcelに入力するのであれば、どのような項目をどのセルに入力するのか、それぞれの動作を確認し、一つひとつシナリオに落とし込んでいきます。RPAで自動化しやすくするために、複数の動作を一挙にまとめて記載しないように留意します。

RPAシナリオをテストする
シナリオ作成が完了したら、実際にそのシナリオ通りにRPAが動作するかどうかテストをする必要があります。テストではまず、「データを入力する」、「保存する」、「印刷する」など、それぞれの単体の動作について正常に作動するかどうかを確かめます。

その後、一連の動作をつなげてRPAが正常に作動するのかどうか確かめます。最後に、実際に業務に用いられているデータを利用して一連の動作が滞りなくできるか確かめて、テスト終了です。

実際のRPAシナリオの事例・サンプル

RPAシナリオの実際のサンプル・事例をご紹介します。月次の定型的な請求書作成業務のシナリオ作成の事例です。

・〇〇フォルダから「〇〇」というExcelファイルを開く
・Excelの「〇〇」というセルのデータを「〇〇株式会社請求書」という別のExcelファイルに転記する
・「〇〇株式会社請求書」というExcelファイルをPDFファイルにして保存する
・PDFファイルを外部の業者にメールで送付する

実際にはより詳細にそれぞれの業務プロセスを記載する必要がありますが、上記のようなシナリオを作成します。

RPAシナリオ作成時の注意点・ポイント

RPAの要の部分ともいうべきRPAシナリオ作成に失敗すると、RPAのメリットを享受できません。そこで、RPAシナリオ作成時に気をつけるべきポイントを解説します。

業務担当者の意見を聞く
RPAシナリオ作成の最大のポイントは、現場で実際に業務を担当している方の意見をよく聞くことです。

重要な業務フローで欠かすことができないものにもかかわらず、聞き漏らしてしまう業務があると、RPAで業務を自動化した後で業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。

また、現場の従業員の方が自らのポジションを保持すべく、あえて自動化できそうな業務を隠してしまう可能性もあります。

現場の従業員にRPA導入後の安心感を与えつつも、しっかりと現行業務を聞き出すことが重要です。

業務手順を詳細に可視化する
RPAシナリオを作成する際に重要なのは、業務フローを詳細に可視化することです。どのようなデータをどこから入力するのかなど、業務プロセスに利用するデータフローについても書き出す必要があります。

また、ファイルを保存する場合にはどのような拡張子を使うのか、保存場所はどこにするのかなど、一つひとつ詳細に業務フローを書き出し、決めていくことが重要です。

ショートカットキーを活用する
RPAは業務効率化のためのソフトウェアですが、手作業でRPAに作業を覚えさせるのであれば、手作業でのプロセスを効率的に実施する必要があります。そこで考えたいのが、ショートカットキーの活用です。

ExcelなどのOfficeソフトや、ブラウザでの操作などを効率的に素早く実施するために、ショートカットキーを利用することをシナリオにも盛り込んでおきましょう。作業一つひとつに対しては効果が少なくても、RPAを利用する回数が増えるほど業務効率化の効果はアップします。

処理待ちになる時間を活用する
RPAでデータ入力や出力を行なっている際にも、処理待ちになる時間が発生します。処理待ちになっている時間、何もせずに待っているのではなく、他の作業をロボットにさせることで、さらに処理効率を高めることが可能になります。

例えば、データベースから出力するような際に時間がかかるのであれば、その間にその先の作業を実施しておくなど、さまざまなパターンが考えられるでしょう。

RPA運用時の注意点

RPAシナリオを作成する際にも注意すべき点はありますが、RPA運用をしていく際にも注意点があります。そこで、RPAを導入し、運用していく際の注意点・ポイントについてご説明します。

定期的に見直しをする
RPA導入後も、RPAシナリオについて定期的に見直しをする必要があるでしょう。時間が経過するにつれて、従来の業務フローを変更する必要が出てくる場合もあるはずです。

また、最適だと思っていたRPAシナリオも、外部環境の変化によって最適でなくなる可能性もあります。

そのため、RPAを導入したクライアント企業の社内において、定期的に業務フローの有効性について見直す必要が出てきます。RPA担当者と業務担当者で話し合う機会を作るといいでしょう。

効果検証する
RPA導入後はRPAシナリオの定期的な見直しが必要ですが、見直しをする上で議論の土台になるのが、RPAの効果です。定期的にRPAの効果検証を実施していくことで、RPAを維持管理し続けていくべきなのか判断する素材を得られます。

そもそもRPAを維持管理していくコストよりもRPAで得られる成果が低いのであればRPAでやっていた作業をあらためて手作業に戻すという判断もあるでしょう。

あるいは業務自体をなくしてしまうという判断もあるはずです。そういった判断は、定期的な効果検証があってこそ決断できるものです。

RPAシナリオを作成する際には現状の業務フローをきちんと炙り出し、あるべき業務フローとのギャップを洗い出した上で、自動化すべきところを決める必要があります。

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