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【人事DXのポイント総まとめ】業務効率化~タレントマネジメント~意思決定変革まで

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人事のDXとはデジタルを用いて人事業務全般を変革すること

まずは、人事DXとは何か、簡単に解説していきます。

そもそもDXとは
経済産業省の資料によれば、DX(Digital Transformation)は以下のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」
(参考:DX推進ガイドライン

つまり、DXとは、「デジタル技術の活用を通してビジネスモデルや業務体制を根本的に変革していくこと」だと言えます。

人事領域におけるDXの概要
明確な定義はありませんが、人事DXとは、「デジタル技術の活用を通して人事業務全般を変革していくこと」だと言えます。

まず分かりやすいのは、ITツールを導入して業務の効率化を図ること。管理業務の自動化などが実現すれば、より多くの時間的リソースを生み出せます。

また、タレントマネジメントシステムを導入し、人事データを一元管理するのも有効です。人事データを抽出・分析し、人材配置や採用戦略に活かすことも可能ですし、従業員の心理状態を可視化しながら、一人ひとりのモチベーションやワークエンゲージメントにアプローチすることも可能でしょう。

人事DXは業務効率化やタレントマネジメントにまで及ぶ

人事DXが必要な理由は、大きく4つに分けられます。
・業務の効率化を図れる
・従業員データを一元管理できる
・最適な人材配置・人材採用などが可能になる
・従業員のワークエンゲージメントが向上する

メリット1:業務の効率化を図れる
まず、「業務の効率化を図れる」という大きなメリットがあります。会社の規模が大きくなればなるほど、人事部は膨大なデータを管理しなければなりません。

例えば、勤怠管理や給与管理などの従業員データ、履歴書や職務経歴書などの採用応募者データを全て慎重に管理するためには、ある程度の時間や労力が必要になります。特にExcelや紙で情報管理している場合は、事務作業が多くなり、人事担当者の負担は非常に大きなものとなるでしょう。

しかし、ITツールなどを導入し人事DXを推進すれば、事務作業の負担を大きく減らすことができます。ペーパーレス化はもちろん、管理業務の自動化も実現できるため、業務の効率化につながります。そのため、人事担当者は、より生産的な作業やコア業務に時間を割けるようになるでしょう。

メリット2:従業員データを一元管理できる
従業員データをバラバラに管理している企業は少なくありません。例えば、勤怠管理情報は紙で管理、従業員の過去の評価データは部長のパソコンの中といった具合です。

DXを進め、人事管理システム・タレントマネジメントシステムを導入すれば、散らばった従業員データを一カ所にまとめて管理できるようになります。そのため、従業員データが「見える化」され、組織横断的な管理が可能になります。

メリット3:最適な人材配置・人材採用などが可能になる
人事データを一元管理し、情報の蓄積・可視化が進めば、データ分析もしやすくなります。そのため、主観的な判断ではなく、客観的なデータをもとにした、最適な人材配置・人材採用をしやすい環境につながります。

例えば、従業員のスキルや過去の人事評価、何が得意で何が不得意なのかといったデータを集め、分析すれば、適材適所に人材を配置できるはずです。主観的に人材配置を行ったり、何となくジョブローテーションさせたりするよりも、よほど効果的でしょう。

また、どういった人材が社内で活躍しているのか、どういった人材の評価が高いのかを分析すれば、採用活動においてどのような人材を確保すべきなのかが分かります。

メリット4:従業員のワークエンゲージメントにもアプローチできる
人事DXを推進すれば、従業員のワークエンゲージメントの向上も期待できます。

近年は、心理学やIT技術の発展により、従業員の心理状態を計測できるツールも出てきました。そのようなツールを導入すれば、従業員のモチベーションやエンゲージメントを「見える化」することができます。

従業員のワークエンゲージメントが高い組織やチームがあれば、その要因を分析することで、組織活性化のためには何が重要なのか分かるかもしれません。逆に、従業員のワークエンゲージメントが低い組織やチームがある場合には、フォロー面談を実施するなど早急な対処が可能になります。

意思決定とオペレーションをDX化する

人事の仕事は、大きく「意思決定」領域と「オペレーション」領域の2つに分けられます。
どちらの領域もDX化することが望ましいですが、企業によって優先すべき領域は異なってくるでしょう。

意思決定
人事業務の「意思決定」領域とは、例えば、以下のような領域を指します。
・経営戦略、人事戦略立案
・人事制度設計
・人材配置、異動
・キャリアプラン支援
・人材採用
・人材育成
・人事評価
・ワークエンゲージメントの醸成
・退職予防

人事DXを促進し、ITツールを活用しながら従業員や組織に関する様々な人事データを収集・分析することで、上記のような領域において最適な意思決定を行えるようになります。
人事担当者の主観的な判断ではなく、定量的な根拠をもとに意思決定を行えば、より良い解決策や戦略をスピーディーに導けるでしょう。

オペレーション
人事業務の「オペレーション」領域とは、例えば、以下のような領域を指します。
・勤怠管理
・給与計算
・入退社手続き
・年末調整
・採用管理
・研修受講管理
・福利厚生管理

いわゆる事務作業・定常業務と言われる領域です。IT化を進める企業も増えてきていますが、データ入力に時間がかかったり、組織横断的な管理ができていなかったりする企業も多いのが実情です。

自社に合った最新のITシステムを導入し、テクノロジーを活用しながら業務効率化を徹底していくことが大切でしょう。人事DXにより事務作業の自動化・効率化が進めば、人事担当者は、より生産的な作業やコア業務に時間を割けるようになります。

人事DXのよくある失敗事例・課題

以下の3つが人事DXにおける”よくある失敗事例や課題”として挙げられます。
・人事データがバラバラに管理されている
・紙やExcelで人事業務を行っている
・古い人事システムを何年間も使い続けている

人事データがバラバラに管理されている
上述の通り、人事データをバラバラに管理している企業は多いです。
例えば、以下のようなイメージです。
・従業員の履歴書や職務経歴書は採用担当が
・勤怠管理情報は労務担当が
・従業員が過去に担当したプロジェクトの情報は事業部門に
・従業員の過去の評価データは部長のパソコンの中に

会社の規模が小さい場合は、「担当者さえ管理できていれば問題ない」かもしれません。
しかし、会社の規模がある程度大きいのであれば、人事データを一元管理し、情報を蓄積・見える化しておくことが望ましいでしょう。

紙やExcelで人事業務を行っている
前章でも簡単に触れましたが、いまだに紙やExcelで人事業務を行っている企業も存在します。特に小規模な企業、ご年配の方が経営している古い体質の企業は、その傾向が強いです。

紙やExcelで事務作業を行えば、当然最新のITツールを使うよりも時間や労力がかかってしまいます。業務効率化のためにも、人事DXの導入は必須だと言えるでしょう。

古い人事システムを何年間も使い続けている
古い人事システムを長期間使い続けている企業も存在します。

「前の担当者が使っていたからとりあえずそのまま……」といった具合に、古いシステムを引き継いできてしまったパターンです。

何年も前に設計された人事システムであれば、使いにくい箇所や使えない箇所もあるでしょう。「すでにサポート対象外……」というケースもあり得るかもしれません。

人事DXを成功させるポイント

人事DXを成功させるポイントには2つが挙げられます。
・人事DXを推進する目的・目標を決め、社内で共有する
・いきなり全ての業務をデジタル化しない

人事DXを推進する目的・目標を決め、社内で共有する
人事DXは、人事部門だけの話ではなく、会社全体の戦略やビジネスモデルを根本的に変革していくものです。そのため、従業員全員が同じ方向を向いていないと、どこかでズレが生じ、DXが上手く進みません。

いきなり全ての業務をデジタル化しない
コストもかかる上、なかなか成果を得られない可能性もあるため、いきなり全ての業務をDX化する必要はありません。

「まずは人事評価だけ」といった具合に、スモールスタートで進めることも検討して良いでしょう。限定された範囲で試行錯誤を繰り返し、本格的に人事DXを推進していくことができます。

人事DXの成功事例

最後に、人事DXの成功事例を紹介します。

評価制度の抜本的な改革を|タビオ株式会社
タビオ株式会社は、靴下を専門的に企画・販売する企業です。50年以上の歴史を誇りますが、老舗であるがゆえに組織と制度の疲弊を感じていたそうです。

特に人事評価制度の老朽化が問題で、従業員のモチベーション低下が懸念されていました。そこで外部コンサルタントを入れ、人事DXに取り組みました。具体的には、「カオナビ」というクラウド型タレントマネジメントシステムを導入し、評価制度などを一新しました。社内の評価も上々なようです。

人事情報の一元管理|ビズメイツ株式会社
ビズメイツ株式会社は、オンライン英会話サービスなどを展開している企業です。

人事労務に関するシステムを複数使用していたため、システムごとに人事データが分散してしまっているという課題がありました。そこで、「SmartHR」というクラウド型人事労務ソフトの導入を行いました。人事データを一元管理することに成功し、経営分析などに活かしているそうです。

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