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【業務フローの標準化】ERPを活用して最大限メリットを得るための注意点・対策を解説

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業務フローの概要と必要性

業務フローとは
業務フローとは、現場で行っている業務プロセスを可視化するために作成するフロー・図を指します。可読性を高めることを狙いとして、単にテキストを列挙した形ではなく、チャートや図を用いることが多いです。

クライアント企業内で業務改善プロジェクトがある場合、現場業務の分析や課題の洗い出しを行う際に、現行業務を共有するために業務フローは極めて重要な位置づけとなります。

チーム内で業務フローを共有することで、課題を漏れなく検出しやすくなることから、業務フロー作成は必須の作業と言えます。

業務フローの必要性
一言で表すと、「複雑な業務工程をシンプルにする」ことが業務フローを作成する目的となります。

業務の目的を達成するためには、工程における業務に抜け漏れがないことが必要不可欠になりますが、業務フローがない場合はそれを理解することすら容易ではありません。

また、業務フローが無い場合は業務遂行が属人的になってしまい、業務の抜け漏れがなかったとしても手順ミスが発生してしまう可能性もあります。

業務実施時には誰が実施しても正しく効率的であることが求められますが、業務フローが無いと客観的にフローが正しいのか、無駄がないのかという点について検証できません。

そのため、フローそのものの無駄が無いか・本当に必要な業務のみ実施しているかを棚卸する活動として、業務フローを作成することになります。

良い業務フローと作成のポイント

実際に業務フローを作成する際に押さえておくべきポイントについて説明していきます。

良い業務フローを作成するためのポイント

良い業務フローには以下の3要素が必要となります。

1.客観的な業務フローであること
記載している内容が全く正しい内容であったとしても、それだけでは良い業務フローとは言えません
業務担当者だけでなく、管理者や経営層も含めて業務プロセスを客観的に理解することができます。

2.具体的な業務フローであること
実用的でないと良い業務フローとは言えません。
「どのような業務をすべきか」「業務実施の前提となる条件は何か」「どのような後続業務がありどのような影響があるのか」かが業務フローを見れば理解できることが、業務フローに求められる具体性のレベル感であると言えます。

3.保守性の高い業務フローであること
業務フローは不変のものではなく、ビジネス環境の変化や取り扱う商材の細かな変化により大きく変わるものになります。
その際に変更しやすい業務フロー、つまり可読性の高い業務フローであることが良い業務フローと言えます。

良い業務フロー例と悪い業務フロー例
これまで述べてきた要素を踏まえた、良い業務フローとしては以下のような例が挙げられます。

・ベテランの業務担当者でも新人の業務担当者が見ても、同じ解釈で理解できる業務フロー
・複数の業務フローにおける記載方法や表現方法が一貫しており、記載・表現の面での不明点がない業務フロー
・対象の業務の開始から完了までのプロセスに抜け漏れのない業務フロー

業務フローを標準化するメリット

ここでは業務フローを標準化することによる効果について説明していきます。

業務フロー標準化によるメリット
これまで述べてきた良い業務フローを作成することでのメリットに加え、標準化することでのメリットについて説明していきます。

業務フローを可視化することで、業務におけるミスや進捗遅延を解消することができますが、標準化することでさらにその効果を拡大させることができます。

特定のプロジェクトや部署のみでなく全社的に展開して業務フローを標準化することで、メリットを全社に広げることができるためです。

もちろん全社的に標準化することで保守の難易度が高くなる、などのデメリットも顕在化しますが、その点をどのようにカバーするかは後述します。

ERPを利用した業務フロー標準化
一から自力で業務フローを作成することは効率的ではないため、ERPツールに含まれている機能をもとに、業務フローを作成するのも良いでしょう。

ほとんどのERPツールでは標準で業務フローのテンプレートなどが用意されているため、フォーマットを一から作成する必要がありません。

ERPに適用させることによって、業務プロセスごとの進捗状態を把握することができるようになり、必要に応じたアクションを迅速に行うことができるというメリットを享受することができます。

ERPを使って業務フローを標準化するためのポイント

ERPに適用させるための業務フローを作成するうえで、押さえておくべきポイントを解説します。

構造化
同粒度で構造化された業務フローを作成することが必要です。

異なる業務フロー間で業務の単位が違う場合は、ERPを利用することによるメリットが低減されるためです。

業務フロー作成前にガイドラインを作成して展開する等、業務フロー作成チーム全体に意識付けを行うことが重要です。

既存業務理解
業務フローを作成する際のスタート地点として、既存業務に対する理解が必要です。

フロー作成担当者には、現行業務の有識者を配置することはもちろんのこと、その上でも現行業務に関する改めてのヒアリングは必要です。

あくまでも客観性を担保するために、複数担当者によるチームを組成したうえで業務フローを作成することが重要です。

ERPスコープの見極め
全ての業務フローをERPに適用させるかどうかについては導入当初に検討が必要です。

全て網羅できていることは理想的ですが、一方で保守性が低くなるというデメリットもあります。

業務フローに対して重要度を設定するなどして、ERPへ適用させる・させないの判断をすることが重要です。

意思決定者の把握
業務担当者やそれ以外の有識者などへのヒアリングから業務フローを作成することになりますが、この業務フローを標準化する場合は「正しい業務フローを作成する」という観点以外にも注意が必要です。

業務フローをERPに適用させて全社標準として活用する場合には、業務フローの書き方や構造化方法についても統一されたルールを策定しておくことが必要となります。

この統一されたルール作成は業務フローを作成する担当者が独自に決めるものではなく、業務フロー標準化チームなどを設置しておくことで業務フロー作成・ERP適用の際の体制強化をすることができます。

もしチームを設定しない場合は、ルールの全体周知が正しく行われなかったり、ルール改善の必要が生じた場合の主担当者が曖昧になってしまうというデメリットが顕在化することになります。

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