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【ERPとBPRの関係性】全体最適を進める「業務改革手法」を解説

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全体最適のための業務改革(BPR)の難しさ

業務改革とはBPRと呼ばれることもあります。BPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)とは、既存業務内容や業務フロー、業務を行う組織構造を根本的に見直し、再設計することを指します。

業務改革の難しさは「問題点があることは分かっているが、当事者は担当業務に忙殺されており、将来を見据えた改革が進めづらい」という点にあります。

担当者は最も担当業務に触れているため、改革すべき問題の詳細にも気づいていますが、将来を見据えながら、業務全般的な改革を検討するための時間が取れないという場合がほとんどです。

そのような状況にも関わらず、全体最適の観点から既存業務に対して改善・効率化が求められるため、多くの場合は社内プロジェクト化して対応することになります。

プロジェクトでは「既存業務の全体像把握」「無駄な業務の削減・代替業務案の検討」などを行っていきます。スコープとなる業務対象や業務量が多い場合には、システム導入を行うメリットが生じるため、システム導入も合わせて検討することとなります。

これらの要素があり、抜本的・全体的な業務改革・業務改善・業務効率化を行うことは非常に難しいとされています。

ERPを活用した業務改革・業務改善

ここでは改革・改善すべき業務対象や業務量が膨大である場合を例にとり、ERPを活用した業務改革・業務改善の手法について説明します。

業務改革・改善にあたってERP(統合基幹業務システム)を活用するメリットとしては、「全社的な業務効率化が可能」「基幹業務情報の見える化向上」という点が挙げられます。

ERPによる横断的なシステム環境を構築することで、業務データを取り扱う非効率的な業務を排除できるようになり、全社的な業務最適化を実現することができます。

また、複数部門からのデータ収集業務のスピードを向上して情報を一元管理することで、基幹業務情報をリアルタイムで把握することができるようになり、精度の高い基幹業務情報の見える化を実現することにもつながります。

ERPとBPRの関係性は「抜本的な改革」にある

ERPとBPRの特徴を踏まえると、両者の親和性は非常に高いと言えます。業務改革・改善を目的としてBPRを実施するにあたり、「業務プロセスを抜本的に見直す」という点は、重要かつ必要不可欠なアプローチですが、ERP導入の目的とも合致します。

業務プロセスを見直すことで既存業務データのライフサイクルも変化するため、BPR実施前後で基幹業務情報の把握しやすさも変わることになります。

そのため、BPRによる業務プロセス見直しと並行して、基幹業務情報の見える化を同時に実施、つまりBPR実施と同時にERP導入(もしくは既に導入済みのERPの業務フロー・データフロー見直し)を行うことも多いです。

BPRを実施する際に押さえておくべきポイント

BPR実施時に策定する業務プロセスが全社的にかつシステム面でも適用されるため、高品質な業務プロセスを策定することが求められます。

目的意識のないプロセスは作成しない
事業の戦略を意識しないBPRでは業務改革にはつながりません。企業内の経営戦略・営業戦略などを踏まえたうえで、限られたリソースをどこに配分するか・どの部分は省力化、低コスト化を行うのかプロセス設計を行うことが重要です。

「企業戦略の内容理解」「業務プロセス改革の目的の理解」の2点は必ず意識するべきです。

BPR実施に批判的な勢力の懐柔
BPRに対する業務担当者の抵抗勢力は必ず存在します。BPRには抵抗勢力がつきものであることをあらかじめ想定しておくことが重要です。

例1:BPRが必要ないと思っている担当者BPRが必要ないと思っている担当者に対しては、その理由には耳を傾けつつ、具体的なデータを提示することで、BPRのメリットをアピールすることで必要性を納得させることが必要です。

例2.業務量が増加することに懸念を感じている担当者
BPRの目指す方向と相手の価値観に共通点があることを説明しつつ、BPRを実施することで現状よりも業務プロセスが省力化され、現状よりも業務量が減ることを説明することが重要です。

ERPを活用したBPRの成功事例

ここではERPを活用したBPRの成功事例、BPRを成功させるためのポイントについて説明します。

エムエム建材株式会社

経営統合によって設立した建設鋼材および製鋼原料専門商社のエムエム建材は、業務が標準化されていないという大きな課題がありました。
業務の属人化が、今後の成長において大きな課題となると捉え、「業務の標準化・自動化・集約化を行ったうえで、抜本的な業務改革を実現する」ためにBPRプロジェクトを立ち上げました。

BPRプロジェクトでは「営業部門における業務の標準化・効率化による業務量削減」「営業担当の総合職と業務職の残業時間低減」「バックオフィスの拠点間応援体制の実現」「コーポレート部門における人材流動化による筋肉質で効率的に業務を遂行できる体制の整備」を目標としました。

そしてプロジェクトの結果、目標とした各項目について下記のような結果を得ることができました。

・コーポレート部門と土木建材セグメントにおいて、当初策定目標の1.2倍近くの年間業務時間の削減を実現。
・業務を標準化、業務のやり方を統一することで、繁忙期・閑散期における各部門の人材のフレキシブルな異動を可能に。
(参考:BPRプロジェクトで、仕事のやり方を標準化への土台を築く)

出典:https://www.abeam.com/jp/ja/case_study/CS130

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