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【機能まとめ】ERPを活用した経営効率化手法を解説

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ERPの基本機能(業務)

業務機能は企業活動において発生する財務、人事、購買、製造などの業務をサポートする機能です。

財務・会計管理機能
財務戦略の立案、予算や資金の管理、資金調達、債務管理、支払管理、税申告など、財務担当・会計担当者の多くの業務をサポートします。たとえば、非常に時間がかかっていた帳票作成は、他部署から必要な情報があればデータ連携機能で集め、必要な計算などは自動化の機能で実装することで、帳票作成の業務の一部または全てをシステムによって完了させるといったことなどができるようになります。

実績データを分析する機能なども備えており、将来の利益や損失を予想することも可能です。また、財務プロセスの自動化やお金の流れの可視化を進めていくことができます。

人事管理機能
主に社内の人材の管理を行う機能です。社員情報の管理(タレントマネジメント)、採用活動、福利厚生の管理、勤怠の管理、従業員の評価、社員への研修の管理などをサポートする機能が備わっています。たとえば、適切な人材配置が行えないという課題に対し、システムで社員のスキル、経験、評価などを管理することで、その人の能力にあった適切なポジションにアサインすることが可能になります。

導入することで、ビジネス上最重要の資源である社員の能力開発を行い、生産性を向上させることができます。

購買管理機能
ビジネスを行う上で必要な備品やサービスの購買管理をサポートします。現場社員からの購入依頼の管理、商品の見積の管理、発注管理、受入管理、検収管理、サプライヤ管理など、購買業務のプロセスを始めから終わりまで管理します。例えば、常に質の高い商品をタイムリーにできるだけ安い価格で購入したいというニーズがあった場合、サプライヤを評価する機能などを利用して達成することができます。

商品の購入を行うたびに、「商品の品質に問題はなかったか?」、「納期に間に合っていたか?」、「コストは他社と比較して見合ったものだったか?」などを確認し、そのサプライヤへの評価としてシステムに登録します。そうすることで次回以降、評価の高いサプライヤに発注を行うことで購買業務を最適化しています。また、在庫管理のシステムと連携し、備品の不足が予想されると自動的に商品を発注する機能なども実装されています。

製造管理
原材料の調達、製造工程での生産量やスケジュール管理、販売、在庫、製品の出荷や配送などを管理します。製造業ではQCD(Quality、Cost、Delivery)の基準をクリアすることが非常に重要であり、その目標を達成するために、製造工程を一元管理することで改善します。例えば、調達は在庫データや販売データと連動し、原材料を必要な分だけ調達する仕組みなども導入できます。

また、欠陥品が製造されてしまうことが多いという課題があった場合、システムでプロセスごとに品質を管理する機能を作成することで工程ごとの不良率を調査し、問題がある工程を明確にして改善を進めていくことができるようになります。

受注管理
多様な営業チャネルで受注した注文を管理することができます。在庫システムと連携して受注した時点で在庫があるかどうかを確認し、足りない場合は注文を行うという仕組みを構築することができます。

また注文を受けてから出荷するまでのプロセスを管理できるので業務を効率化できます。例えば、メール、FAXなどでの注文が多くシステム入力に手間がかかっているという課題があった場合、注文用のWebサイトを構築しそこからクライアントに注文内容を入力してもらうという形にすることで解決すること解決することができます。

在庫管理
在庫の管理業務を支援することができます。在庫数や場所の管理、入庫・出庫管理、棚卸管理など、在庫関連の様々な業務を支援することができます。また、JIT(Just In Time)という必要なものを必要な時に必要な分だけ供給するという仕組みを取り入れることも容易になります。

例えば、欠品を減らしたいという課題があった場合、受注管理システムと連携する機能を作ることで、受注後すぐに発注を行い最低限決まった在庫を確保するという仕組みを作って解決することもできます。

ERPの基本機能(システム)

ERPにはシステム関連の機能も多く実装されます。一般的なシステムでも実装されている機能も多くありますが、特にERPの目的である情報の一元管理、企業活動の生産性向上、経営層への経営判断に関する支援のための機能が多く実装される傾向にあります。

他システムとの連携機能
他システムとのデータ連携に関する機能はERPシステム導入時には非常に多く実装されます。ERPというものは業務システムの集合体であり、業務ごとにシステムが設計・構築されることはよくあります。

また、業務システムごとに開発を別の会社に委託することもあります。そして、ERPは情報を一元管理することで業務の自動化、情報の見える化などを達成していくことで価値を出す仕組みのため、連携機能の実装は必須になります。

連携は、他社システム間の連携であれば、API連携、DB連携、CSV連携などで実装されますが、同じ会社が開発するモジュール同士の連携であれば、その会社が提供する連携の仕組みをそのまま利用することができることもあります。

業務の自動化機能
ERPの導入時は業務の自動化のための機能も数多く実装されます。自動化などの仕組みを利用することでERPでは部署間をまたぐ業務も一つのプロセスとしてとらえることができるようになります。

このERPの情報の一元管理できる特徴を利用して自動化の仕組みを実装すれば、前の作業が終わったかどうかの確認するする必要はなくなり、前工程完了後すぐに自動的にくる連絡(手段はメール、アプリのアラート機能など様々)を待つだけになります。結果、作業の削減、ヒューマンエラーの減少、生産性の向上につながります。

データ分析機能
ERPを導入している企業は、システムに保管されている大量のデータに付加価値を生み出しています。このデータ分析の仕組みもERPを導入する際に多種多様に検討・実装されるものの一つになります。例えば、データ分析の機能を利用することで、よりパーソナライズされた商品やサービスを即時に提供することができるようになります。

レポート機能
経営層や管理職層の業務向けの機能としてレポート関連の機能も多く導入されています。経営層は財務状況など、管理職は管轄部署の営業状況などを元に、現在の問題解決・改善のための施策を検討することが多いですが、ERPではそのための機能としてレポートの機能が通常実装されています。

財務状況、営業状況などのデータをリアルタイムで見える化(棒グラフ、円グラフなど)できるため、随時問題解決のための施策の検討と実行が可能になります。

(ご参考)ERP以外の経営効率化を図るための手法

ERPと少し似た概念で経営や業務の効率化、最適化を実現するための仕組みもあります。

MRP(Material Requirements Planning / Manufacturing Resource Planning)
MRPは商品の製造のために必要な原材料を調達する仕組みで、3つの基本的なステップに分かれます。まず、手元にある在庫状況を把握し、次に調達が必要な原材料を把握、最後にその手配と商品製造のためのスケジューリングを行います。

MRPを導入することで適正在庫(必要な原料が足りなくならず、かつ過剰に在庫量が増えてその管理コストなど費用が余計にかかってしまう状態にもならない状態)を保つことができます。

SCM(Supply Chain Management)
SCMは商品やサービスの生産の流れ全体を最適化するための仕組みです。原料となるものを調達するところから始まり、それを加工して最終的に消費者に届けるところまでが管理されます。一般的に大きくは、計画、調達、製造、配送、返品、の5つの工程に分類されています。

必要な材料調達の計画を立て、サプライヤを選定して原料を入手、原料をもとに商品を製造、消費者に配送、そして必要な場合は消費者からの返品を受け付けます。その商品、サービス、顧客に合わせたSCMを構築することで、企業はコストの減少、配送までにかかる時間の短縮、廃棄となってしまう商品の削減、などを達成することができます。

CRM(Customer Relationship Management)
CRMは顧客とのコミュニケーションを管理・最適化できる仕組みです。顧客とのやり取りをスムーズかつ効果的に行える環境を作ることで、企業は売り上げを伸ばすことが可能です。

企業は通常顧客とのコミュニケーション手段を多数持っています(対面、メール、Webなど)。CRMシステムはこの複数チャネルをすべて管理する機能が実装されており、購買履歴や行動パターンから顧客を分析しそれに対して最適な選択ができるようになります。

PDM(Product Data Management)
PDMは商品の設計や開発プロセスを管理する仕組みを指します。主に開発チームが利用するシステムで、商品に関する情報、開発プロセスの管理、顧客からの商品に対する要望の管理、などの業務をサポートします。

製品開発に関連する業務を効率化し、部署間をまたがるプロジェクトの場合もナレッジ共有の効率化やコミュニケーションの円滑化に繋がります。

PLM(Product Life-cycle Management)
PLMは商品のライフサイクルを管理する仕組みで、商品の開発から始まり、導入期、成長期、成熟期、衰退期、といったすべての期間を管理します。商品は通常、その期間(導入時、世間に認知された後、それに代わる新しい商品の出現後、など)に合わせてその価格設定、広報活動、関連サービスを変更させていく必要があります。PLMを導入することで、商品のプロモーション活動を最適化することが可能になります。

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