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【会計ソフトのポイント総まとめ】ERPと比較したメリットを解説

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会計ソフトとは何か

会計ソフトとは
会計ソフトとは、簡単に言えば「会社のお金を管理するシステム」です。業界を問わず全ての企業は支出の把握、予算作成、収入の把握などのため資金を管理する必要があるため会計ソフトを導入します。

会計ソフトは非常に需要が高く、多くの企業が製品開発を行っています。選択する際は、どんな目的で会計ソフトを使いたいのかを明確にした上で、その目的を達成できるものを選択します。大別方法として、管理会計と財務会計という2つの種類があります。

管理会計は、社内の業績を評価しその情報をもとに経営の意思決定などを行うために実施されるものであるのに対し、財務会計は社外に対し企業の財政状況と経営成績を開示するために実施されるものです。

管理会計は経営者向け、財務会計はステークホルダー(投資家、債権者など)や税務署向けと言えるでしょう。会計の種類が違う場合、それに適した会計ソフトも変わってきます。備わっている機能や特徴も製品によって異なるため、会計ソフトを選ぶ際は目的を明確にした上で検討する必要があります。

会計ソフト導入のメリット

会計ソフトを導入する場合としない場合では企業に大きな違いをもたらします。主なメリットとしては以下が挙げられます。

業務の効率化
会計業務の工数を大幅に減らすことが可能です。

入力ミス、計算ミスのリスク低下
会計ソフトを利用することで人による入力を減らすことができ、結果それが入力ミスを少なくします(例えば他システムからのデータ連携など)。また、計算は基本的に会計ソフトで自動的に行うため、計算ミスのリスクも減らすことができます。

簿記の知識無しで使用可能
会計ソフトでは入力補助の機能が備わっているため、たとえ知識が無くとも会計業務を行うことは難しくありません。例えばエクセルを利用し手動で帳簿を作成する場合は簿記の知識が必要ですが、会計ソフトでは仕分入力の補完機能や自動入力の機能などが備わっており、容易に帳簿を作成することができます。

経営判断のサポート
入力されたデータは会計ソフトで都度集計されるため、財務状況をリアルタイムで把握することができます。結果、適切な経営判断をリアルタイムで迅速に行うことが可能になります。

会計ソフトの機能

会計ソフトはニーズに合わせ様々な製品が開発されていますが、以下のような基本機能はほとんどの会計ソフトに実装されています。

財務情報を一元管理する機能
支店、関連企業なども含め債務状況を一元管理することができます。

帳票、伝票作成機能
決算書作成などを作成することができます。入力時のミスや漏れの防止に役立ちます。

データの入出力機能
会計ソフトに外部のデータを取り込む形で入力作業を軽減することができます。また、管理するデータを出力することもできます(他システムへの連携などのために利用します)。

集計機能
日次、月次の財務情報をリアルタイムで把握することができます。

財務分析機能
経営指標に基づき経営分析用のデータを画面や帳票に出力することができます。

予算実績管理
企業の予算と実績を管理することができます。設定した数値目標(予算)に対しどの程度達成できているかを可視化します。

税申告
税申告で必要となる書類の作成ができます。

会計ソフト導入の失敗事例

会計ソフトを導入しても思わぬ障害に直面し、当初の目的を果たせないこともあります。よくある失敗の事例を参考にすることで、リスクを減らすことができます。

不具合に気づかず会計ソフトを使用し続けてしまう
会計ソフトには不具合があることもありますが、それに気づかずに使い続けてしまうと大きな問題に発展してしまうこともあります。

「リアルタイムの数字を画面や帳票に出力しているか」、「出力された金額は間違っていないか」など確認する必要があります。

従業員の理解が得られていない
会計ソフト導入が成功するかどうかは最終的には従業員次第です。従業員がそもそもその会計ソフトを使うことに納得していない場合、その導入は失敗に終わります。

なぜ経営側がその会計ソフトが必要なのか従業員に適切に説明し、理解を得ることが重要です。

従業員へのトレーニングが不十分
会計ソフトの導入はシステムの設定やデータ移行を行えば終わりではなく、会計ソフトを使用する従業員へのトレーニングも必要になります。

また管理職も画面や帳票に出力された会計情報が理解できるようになる必要があります。会計ソフトを本番稼働させる前に、適切なトレーニングを計画する必要があります。

ミスがあった時の再発防止策が不適切
会計ソフトの稼働に従業員の操作ミスなどで問題が発生した場合、もちろんそのミスをリカバリーする必要がありますが、それだけではなく再発防止策を検討し同じ問題が発生しないよう従業員の教育などを行う必要があります。

発生した障害を記録した上で操作手順書を修正し、従業員に通知する必要があります。

会計ソフトを適切に使いこなせていない
使用している会計ソフトそのものの理解が不十分であるため、会計ソフトをうまく使いこなせないケースも発生しています。例えば、自動で計算できる機能がついているのに、その機能があることを知らないために従業員が手動で計算し入力していた、というようなことがあります。

解決方法としては、「そのソフトに詳しい従業員が使い方を教える場を設ける」、「会計ソフトベンダの操作資料などを確認する」、「ブログやYoutubeにある解説記事や動画を参考にする」などがあります。

会計ソフトやその操作端末が最新の状態に保たれていない
会計ソフトやその操作端末は常に最新の状態に保つ必要があります。会計ソフトやその端末のOSなどが最新の状態でない場合、コンピューターウィルスに感染しセキュリティ上の問題が発生するリスクが高まります。

そのため、配布されたセキュリティパッチなどが自動的にインストールされるような設定にすることが推奨されます。特にインストール型の会計ソフトを使う場合は注意が必要です。

会計ソフトとERPのどちらを選択するか

会計ソフトはその名の通り、ビジネスの一要素である「会計」の領域だけをサポートします。

それに対し、ERPはビジネスの一通りの領域を全てサポートします。会計管理、販売管理、購買管理、在庫管理、生産管理、人事給与管理など多くの業務領域をカバーします。

会計ソフトを導入したほうが良いケース
規模が小さい会社や個人事業主の場合はERPよりも会計ソフトの方が適したものになる傾向があります。

ERPの導入は非常に費用がかかるため、規模が小さいとそもそもコスト面で難しいものとなります。会計業務以外で改善したい領域が無い場合や、その他の業務で特に不便に感じているものが無い場合は会計ソフトを選択したほうが良いケースが多いです。

会計ソフトよりERPを導入した方が良いケース
反対に、特に規模の大きい会社の場合、会計ソフトよりもERPのほうが適したものとなる傾向にあります。

ERPは会計ソフトと比べ、効率化できる業務が広範囲になります。会社全体の業務を効率化したい場合や、業務の情報を一元管理したい場合などはERPの方が適したものであることが多いです。

会計業務を効率化するためには

会計業務を効率化するためにはいくつか手段があります。

会計システムを利用する
会計システムを利用する場合はそうでないときと比べ、会計業務に費やす時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクを減少させてくれます。

そして、会計業務には、システムを利用することで自動化することができる部分が数多くあります。例えば、他システムから会計業務に必要な情報を取得する場合、API機能やCSVインポート機能などを利用してシステムを作りこむことで自動的に会計システムにデータを入力することができます。

また、会計ソフトの補完機能(過去の入力データを参考に値を自動で補完する機能)などを利用することで一部の入力を自動化することなども可能です。

外部の専門家に依頼
税理士や会計士を利用することも手段の一つです。費用は掛かってしまいますが、会計業務にかかる時間を減らすことができるため有効です。

ヒューマンエラー防止の仕組みを検討する
会計業務は細かい作業でもあるため、ヒューマンエラーを防止する仕組みを導入することも重要です。「ダブルチェック」、「チェックリストの作成」、「チェック手順のマニュアル化」などの施策を検討します。

このように、会計業務を効率化するための手段はいくつかありますが、やはり会計ソフト、ERPなど、会計業務を支援するシステムを導入することが、最も効率化を実現できるものとなります。業種や規模にかかわらず、会計システムは企業に必須の会計業務を強力にサポートしてくれるものなので、企業にとって欠かせないツールと言えます。

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